Viele Energieversorgungsunternehmen arbeiten durch Fachkräftemangel und neue Auflagen am Limit. Wenn dann noch veraltete Prozesse wie Excel-Listen und manuelle E-Mail-Bearbeitung dazukommen, wird operative Überlastung schnell zum echten Risiko.
Gezielte Automatisierung setzt hier an und macht operative Abläufe dauerhaft effizient.
In diesem Artikel zeigen wir deshalb, welche Herausforderungen Unternehmen der Energiebranche aktuell besonders beschäftigen, welche Prozesse und Dialoge sich unserer über 7-jährigen Erfahrung nach wirklich sinnvoll automatisieren lassen und worauf es bei Automatisierungslösungen ankommt.
Automatisiere Deine energiewirtschaftlichen Prozesse und Dialoge mit uns, inklusive Analyse, Entwicklung, Testing, Betrieb, Monitoring und Unterstützung bei komplexen Sonderfällen.
Die Stadtwerkestudie 2025 von BDEW und EY zeigt ein klares Bild: Unternehmen in der Energiewirtschaft stehen im Jahr 2026 nicht vor einem einzelnen Problem, sondern vor mehreren Herausforderungen, die gleichzeitig auf Fachbereiche, Kundenservice und Backoffice wirken.
84 % der befragten Unternehmen sehen den Fachkräftemangel laut BDEW und EY als größte Herausforderung. Für EVUs wird das besonders kritisch, wenn vorhandenes Fachwissen in wiederkehrenden Routinetätigkeiten gebunden ist. Dann fehlt die Zeit für Klärfälle, Prozesssteuerung, Kundenkommunikation oder regulatorische Anpassungen.
In vielen Fachbereichen laufen operative Abläufe noch immer über Excel-Listen, E-Mail-Postfächer, manuelle Prüfungen oder historisch gewachsene Übergaben zwischen Systemen. Das wird spätestens dann zum Problem, wenn mehr Vorgänge bearbeitet werden müssen. Zusätzlichen Druck erzeugen enge Fristen, Personalausfälle oder saisonale Lastspitzen.
Laut Stadtwerkestudie bewerten 86 % der befragten Unternehmen die aktuellen gesetzlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen als eher bis sehr hinderlich für ihre Geschäftstätigkeit. MaKo-Anpassungen, §14a EnWG, NIS2, EU AI Act, der 24-Stunden-Lieferantenwechsel, der iMSys-Rollout oder die Migration auf SAP S/4HANA Utilities verändern Prozesse, Fristen, Datenflüsse und Zuständigkeiten. Dadurch steigt der Abstimmungs- und Steuerungsaufwand im Tagesgeschäft.
Aus unserer Erfahrung aus über 200 automatisierten Prozessen zeigt sich: Automatisierung in der Energiewirtschaft betrifft sowohl Fachprozesse als auch Kommunikation. In der Praxis greifen beide Bereiche häufig ineinander. Zur besseren Einordnung betrachten wir sie dennoch getrennt.
Prozessautomatisierung konzentriert sich auf die Automation von Fachprozessen, die nach klaren Regeln ablaufen und häufig manuell geprüft, übertragen, freigegeben oder nachbearbeitet werden. In Unternehmen der Energiebranche betrifft das vor allem Abläufe, bei denen viele gleichartige Vorgänge, feste Fristen, Systemwechsel oder regulatorische Anforderungen zusammenkommen.
Typische Beispiele sind Lieferantenwechsel, Marktkommunikation, Abrechnung, ERP-nahe Prozesse rund um SAP IS-U und SAP S/4HANA Utilities, Prüf- und Freigabeprozesse oder regulatorische Anpassungsprozesse.
Entscheidend ist dabei aber nicht einfach nur, einen einzelnen Arbeitsschritt zu automatisieren. Wertvoll wird Prozessautomatisierung vor allem dann, wenn Abläufe zuverlässig funktionieren, überwacht werden können und auch angrenzende Kommunikationsschritte sinnvoll eingebunden sind.
Dialogautomatisierung setzt dort an, wo Stadtwerke, Netzbetreiber und Energieversorger immer wieder ähnliche Anliegen beantworten oder Informationen kommunizieren müssen.
Das betrifft zum Beispiel Kundenanfragen, E-Mails, Standardauskünfte, Servicefälle oder Rückfragen zwischen Fachbereichen.
Wiederkehrende Dialoge lassen sich vorbereiten, strukturieren oder teilweise automatisiert bearbeiten. Dadurch müssen eingehende Nachrichten nicht mehr einzeln gelesen, eingeordnet und beantwortet werden. So lassen sich Anfragen schneller zuordnen, passende Informationen bereitstellen und Mitarbeitende bei Standardfällen entlasten.
Dialogautomatisierung bedeutet jedoch nicht, jede Kommunikation vollständig an eine KI abzugeben. In der Energiewirtschaft geht es darum, einfache und wiederkehrende Dialoge effizienter zu bearbeiten, während komplexe Fälle weiterhin an die richtigen Mitarbeitenden übergeben werden.
Bevor Prozesse und Dialoge automatisiert werden, muss zunächst verstanden werden, wie sie im Tagesgeschäft tatsächlich ablaufen.
Process Mining hilft dabei, reale Prozessabläufe sichtbar zu machen. Gartner beschreibt Process Mining als Methode, um Prozessdaten aus IT-Systemen auszuwerten, Abweichungen und Engpässe sichtbar zu machen und Ansatzpunkte für Automatisierung zu identifizieren.
Gerade in der Energieiwrtschaft ist das wichtig, weil viele Prozesse und Kommunikationswege über mehrere Systeme, Fachbereiche und Zuständigkeiten hinweg laufen. Wenn dokumentierte Soll-Prozesse und tatsächliche operative Realität voneinander abweichen, wird Process Mining zur Grundlage dafür, Automatisierung gezielt und sinnvoll einzusetzen.
Ist klar, welche Prozesse automatisiert werden sollen, stellt sich die nächste Frage: Welche Technologien eignen sich für die Umsetzung?
Wir analysieren die Prozesse und Dialoge in Deinem Unternehmen, erkennen geeignete Automatisierungspotenziale und priorisieren die Use Cases mit dem größten Nutzen.
RPA (Robotic Process Automation) war lange der klassische Einstiegspunkt in die Automatisierung. Dabei übernehmen Software-Roboter klar definierte und wiederkehrende Arbeitsschritte, beispielsweise das Übertragen von Daten zwischen Systemen oder das Ausfüllen von Masken.
In der Praxis reicht es jedoch oft nicht mehr aus, nur einzelne regelbasierte Arbeitsschritte zu automatisieren. Auch Gartner beobachtet, dass sich Automatisierungsplattformen zunehmend über klassische RPA-Funktionen hinaus entwickeln.
iPA steht für Intelligent Process Automation. Gemeint ist eine Form der Automatisierung, bei der regelbasierte Abläufe, KI, Workflows und einfache Entscheidungslogiken miteinander verbunden werden.
Während RPA vor allem einzelne Arbeitsschritte automatisiert, kann iPA Informationen erkennen, einordnen und dem passenden Prozess zuordnen. Der weitere Ablauf ist dabei grundsätzlich definiert.
Dadurch lassen sich beispielsweise Dokumente automatisch analysieren und für die weitere Bearbeitung vorbereiten.
Agentic Automation erweitert den Ansatz des iPA um eine zusätzliche Entscheidungsebene. Anders als bei iPA ist der weitere Ablauf hier nämlich nicht immer vollständig vorgegeben.
In vielen Unternehmen in der Energiewirtschaft hängen Vorgänge von Fristen, Rückfragen, Systemständen, Ausnahmen oder unterschiedlichen Folgewegen ab. Agentische Systeme können solche Informationen zusammenführen, die Situation bewerten und passende nächste Schritte vorbereiten.
Agentische Systeme ersetzen dabei keine fachlichen Entscheidungen, sondern unterstützen dabei, komplexe Abläufe gezielter zu steuern und geeignete Folgeaktionen vorzubereiten.
Gerade in Energieversorgungsunternehmen verarbeiten Automatisierungslösungen häufig sensible Daten. Sobald Systeme Informationen erkennen oder Prozesse selbstständig anstoßen, muss deshalb klar sein, welche Daten verarbeitet werden.
Ebenso wichtig ist, wo diese Daten verarbeitet werden und wer die Kontrolle behält. Nicht ohne Grund weist Deloitte darauf hin, dass die Analyse großer, teilweise unstrukturierter Datenmengen erhebliche Risiken für Vertraulichkeit, Transparenz und Compliance mit sich bringen kann. Trotzdem wird genau dieser Punkt oft unterschätzt.
Viele Automationsanbieter sprechen vor allem über Geschwindigkeit, Effizienz und technische Möglichkeiten. Ob eine Lösung im energiewirtschaftlichen Kontext wirklich DSGVO-konform, nachvollziehbar und perspektivisch auch mit Blick auf den EU AI Act sauber betrieben werden kann, bleibt dabei häufig ungeklärt.
Seit Jahren unterstützen wir Stadtwerke, Netzbetreiber und Energieversorger bei der Einführung und dem Betrieb von Automatisierungslösungen. Dabei berücksichtigen wir Datenschutz, Governance und regulatorische Anforderungen bereits bei der Konzeption und Umsetzung.
Je stärker KI in operative Prozesse eingebunden wird, desto größer wird das Risiko, dass Entscheidungen, Datenverarbeitung und automatisierte Abläufe für Fachbereiche irgendwann nicht mehr vollständig nachvollziehbar sind. Genau hier setzt KI-Governance an.
KI-Governance beschreibt klare Regeln dafür, wie KI-Systeme in Automatisierungen eingesetzt, überwacht und kontrolliert werden. Sie legt fest, welche Aufgaben KI übernehmen darf, welche Daten verarbeitet werden, wann Mitarbeitende eingebunden bleiben müssen und wie Entscheidungen oder Prozessschritte nachvollziehbar bleiben.
Automatisierung muss für Unternehmen in der Energiebranche kein monatelanges, schwer steuerbares IT-Projekt sein. Entscheidend ist, dass Analyse, Umsetzung und Betrieb sauber zusammenspielen und dass Energieversorgungsunternehmen nicht alles selbst aufbauen, betreiben und überwachen müssen.
Diese Fragen sollten geklärt werden, bevor mit der Automation begonnen wird.
Unsere Business Analysten helfen dabei, Automatisierungspotenziale im Tagesgeschäft sichtbar zu machen, Prozesse fachlich einzuordnen und geeignete Abläufe zu priorisieren. So entsteht keine Automatisierung nach Bauchgefühl, sondern eine klare Grundlage für Priorisierung, Kostenbewertung und Umsetzung.
Wenn ein Prozess geeignet ist, wird die Automatisierung entwickelt, getestet, abgenommen und in den Live-Betrieb gebracht. Genau hier entsteht intern oft der größte Aufwand.
Unternehmen müssten technische Infrastruktur bereitstellen, Entwicklungsressourcen aufbauen, Qualitätssicherung organisieren, Tests durchführen, Freigaben koordinieren und den Go-live absichern.
Mit unserer Unterstützung lässt sich dieser Aufwand deutlich reduzieren. DMS übernimmt Entwicklung, Testing, technische Bereitstellung, Lizenzen, Abnahme, Go-live und Hypercare. Dadurch müssen weder die notwendige Infrastruktur noch eigenes Automatisierungs-Know-how vollständig intern aufgebaut werden.
So kann Automatisierung strukturiert umgesetzt werden, ohne daraus ein zusätzliches internes Großprojekt zu machen.
In der Energiewirtschaft ändern sich Prozesse, Systeme und Daten regelmäßig. Deshalb reicht es nicht, eine Automatisierung einmal einzuführen und danach sich selbst zu überlassen.
Genau hier unterstützen wir im laufenden Betrieb: Wir überwachen Automatisierungen, erkennen Störungen, übernehmen Incident Management und passen Abläufe bei System- oder Datenänderungen an.
Nicht jeder Vorgang kann und sollte vollständig automatisiert werden. In der Praxis sind hybride Modelle oft weitaus sinnvoller. Standardfälle laufen automatisiert, während Ausnahmen, Sonderfälle oder sensible Vorgänge gezielt an erfahrene Fachkräfte übergeben werden.
Auch dabei unterstützen wir. Neben der technischen Umsetzung übernehmen wir bei Bedarf auch die fachliche Bearbeitung dieser Fälle. So werden Fachbereiche genau dort entlastet, wo menschliche Flexibilität, Empathie oder Entscheidungsfähigkeit weiterhin gefragt sind.
Mit DMS Automation as a Service übernehmen wir Analyse, Entwicklung, Testing, Betrieb, Monitoring und bei Bedarf auch die fachliche Bearbeitung komplexer Sonderfälle.
In der Praxis stimmt diese Aussage selten. Häufig sind zwar nicht alle Abläufe automatisierbar, aber einzelne Prozessschritte, Standardfälle oder wiederkehrende Prüfungen sehr wohl.
Gerade bei gewachsenen Prozesslandschaften lohnt sich deshalb der genaue Blick:
Oft entsteht der größte Nutzen nicht dadurch, einen gesamten Prozess vollständig zu automatisieren. Viel häufiger geht es darum, wiederkehrende Teilaufgaben zu entlasten, Standardfälle automatisch zu bearbeiten und komplexe Fälle gezielt an Fachbereiche zu übergeben. So bleibt die notwendige fachliche Kontrolle erhalten, während die operative Last trotzdem reduziert wird.
Aus unserer Praxiserfahrung zeigt sich: Die größte Herausforderung liegt häufig nicht in der Technologie, sondern darin, geeignete Prozesse zu identifizieren, Automatisierungen sauber in bestehende Abläufe zu integrieren und diese langfristig stabil zu betreiben.
Genau dabei unterstützen wir seit über 7 Jahren Stadtwerke, Netzbetreiber und Energieversorger. Unser Leistungsumfang reicht von der Analyse geeigneter Automatisierungspotenziale über Entwicklung und Betrieb bis hin zum Monitoring und der menschlichen Bearbeitung komplexer Sonderfälle.
Wir analysieren Prozesse und Dialoge, bewerten geeignete Automatisierungspotenziale und priorisieren die Use Cases mit dem größten Mehrwert.
Danach übernehmen wir die Umsetzung, das Monitoring und den stabilen Betrieb – als Service aus einer Hand.
7+
Jahre Automationserfahrung
60+
Zufriedene Kunden
200+
automatisierte Prozesse
Ja, Automatisierung kann sich auch für kleinere Stadtwerke lohnen. Entscheidend ist nicht die Größe des Stadtwerks, sondern ob wiederkehrende Prozesse, Kundenanfragen oder manuelle Bearbeitungsschritte regelmäßig Zeit binden.
Gerade mit unserer Lösung Automation as a Service muss dafür nicht jede technische Kompetenz intern aufgebaut werden, sondern Automatisierung kann als externer Service umgesetzt, betrieben und überwacht werden.
Dadurch wird Automatisierung auch für kleinere Stadtwerke interessant, die operative Entlastung brauchen, aber keine eigenen Automatisierungsteams oder zusätzliche technische Infrastruktur aufbauen möchten.
Die Kosten für Automatisierung lassen sich nicht pauschal beziffern, da sie unter anderem von der Komplexität des Prozesses, den beteiligten Systemen und dem erwarteten Prozessvolumen abhängen. Auch der laufende Betrieb, das Monitoring sowie die Bearbeitung komplexer Sonderfälle beeinflussen den Aufwand.
Mit DMS Automation as a Service sind dafür jedoch keine hohen Einmalinvestitionen in Infrastruktur oder Softwarelizenzen erforderlich. Stattdessen erfolgt die Abrechnung über einen monatlichen Servicepreis, der Entwicklung, Betrieb, Monitoring, Softwarelizenzen sowie die Bearbeitung komplexer Sonderfälle durch erfahrene Fachkräfte umfasst.
ERP-Updates können bestehende Automatisierungen beeinflussen, weil sich Masken, Schnittstellen, Datenstrukturen oder Prozesslogiken verändern können. Deshalb sollten Automationen nicht nur eingeführt, sondern auch im Betrieb überwacht und bei Änderungen angepasst werden.
Automation ist dann sicher, wenn Prozesse kontrolliert umgesetzt, Daten geschützt, Zuständigkeiten klar geregelt und automatisierte Abläufe laufend überwacht werden.
Besonders bei KI-gestützter Automatisierung braucht es klare Governance, menschliche Kontrollpunkte und nachvollziehbare Entscheidungen. Sicherheit entsteht also nicht allein durch Technologie, sondern durch saubere Umsetzung, Monitoring und klare Verantwortlichkeiten.
Quellen:
Stadtwerkestudie 2025, abgerufen am 11.06.2026
Magic Quadrant for Robotic Process Automation, abgerufen am 17.06.2026
Magic Quadrant for Process Intelligence Platforms, abgerufen am 21.06.2026
GenAI im Spannungsfeld von Innovation und Datenschutz, abgerufen am 17.06.2026
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