Viele Stadtwerke, Netzbetreiber und Energieversorger arbeiten heute am Limit. Fachkräftemangel, regulatorischer Druck, ERP-Umstellungen, manuelle Prozesse und immer neue Anforderungen sorgen dafür, dass operative Fachbereiche dauerhaft unter Belastung stehen.
Gleichzeitig laufen viele Abläufe noch immer über Excel-Listen, manuelle Bearbeitungsschritte, E-Mail-Postfächer oder historisch gewachsene Prozessketten, wodurch Rückstände, Überlastung und fehlende Transparenz zunehmend zum operativen Risiko werden.
Gezielte Automatisierung für die Energiewirtschaft kann hier ansetzen und Prozesse, Kundenkommunikation sowie operative Abläufe dauerhaft beherrschbar machen.
In diesem Artikel zeigen wir deshalb, welche Herausforderungen EVUs aktuell besonders beschäftigen, welche Prozesse und Dialoge sich unserer über 7-jährigen Erfahrung nach wirklich sinnvoll automatisieren lassen und worauf es bei stabilen, praxisnahen Automatisierungslösungen ankommt.
7+
Jahre Erfahrung
60+
Zufriedene Kunden
200+
automatisierte Prozesse
Die Stadtwerkestudie 2025 von BDEW und EY zeigt ein klares Bild: Unternehmen in der Energiewirtschaft stehen im Jahr 2026 nicht vor einem einzelnen Problem, sondern vor mehreren Herausforderungen, die gleichzeitig auf Fachbereiche, Kundenservice und Backoffice wirken.
84 % der befragten Unternehmen sehen den Fachkräftemangel als größte Herausforderung. In der Praxis verschärft sich das Problem des Fachkräftemangels zusätzlich, wenn vorhandenes Fachpersonal einen großen Teil der Zeit mit manuellen Routinen, Rückfragen, Prüfungen oder administrativen Standardaufgaben verbringt, statt Aufgaben zu übernehmen, die wirklich Fachwissen benötigen.
In vielen Fachbereichen laufen operative Abläufe noch immer über Excel-Listen, E-Mail-Postfächer, manuelle Prüfungen oder historisch gewachsene Übergaben zwischen Systemen. Das wird spätestens dann zum Problem, wenn Mengen steigen, Fristen enger werden, Mitarbeitende ausfallen oder saisonale Lastspitzen kurzfristig abgefangen werden müssen.
Laut Stadtwerkestudie bewerten 86 % der befragten Unternehmen die aktuellen gesetzlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen als eher bis sehr hinderlich für ihre Geschäftstätigkeit. MaKo-Anpassungen, §14a EnWG, NIS2, EU AI Act, der 24-Stunden-Lieferantenwechsel, der iMSys-Rollout oder die Migration auf SAP S/4HANA Utilities erzeugen zusätzlichen Prüf-, Abstimmungs- und Bearbeitungsaufwand im Tagesgeschäft. Gleichzeitig werden Prozesse auch unabhängig von Regularien komplexer, weil mehr Systeme, Marktrollen, Datenformate und Zuständigkeiten ineinander greifen.
Anders als reine Digitalisierung endet Automation für die Energiebranche nicht bei einem digitalen Formular, einem neuen Tool oder einem zusätzlichen System. Sie greift dort, wo Aufgaben regelmäßig nach klaren Regeln bearbeitet werden müssen, wo Informationen zwischen Systemen übertragen werden oder wo wiederkehrende Kommunikation Fachbereiche bindet.
Diese wiederkehrenden Aufgaben, Prüfungen, Abstimmungen oder Bearbeitungsschritte können durch Automation so unterstützt werden, dass operative Prozesse verlässlicher gesteuert werden können.
Dafür können je nach Anwendungsfall Technologien wie KI, iPA, Workflows, Dunkelverarbeitung oder RPA eingesetzt werden.
Die Technologie steht jedoch nicht im Mittelpunkt.
Entscheidend ist, ob sie hilft, operative Abläufe in Stadtwerken, bei Netzbetreibern und Energieversorgern stabiler, transparenter und langfristig beherrschbarer zu machen.
Aus unserer Erfahrung aus über 200 automatisierten Prozessen in der Energiewirtschaft zeigt sich, dass Automatisierung in EVUs vor allem in zwei Bereichen besonders sinnvoll und gut anwendbar ist.
Prozessautomatisierung konzentriert sich auf die automation von Fachprozessen, die nach klaren Regeln ablaufen und häufig manuell geprüft, übertragen, freigegeben oder nachbearbeitet werden. In EVUs betrifft das vor allem Abläufe, bei denen viele gleichartige Vorgänge, feste Fristen, Systemwechsel oder regulatorische Anforderungen zusammenkommen.
Typische Beispiele sind Lieferantenwechsel, Marktkommunikation, Abrechnung, ERP-nahe Prozesse rund um SAP IS-U und SAP S/4HANA Utilities, Prüf- und Freigabeprozesse oder regulatorische Anpassungsprozesse.
Gerade hier entsteht oft hoher Aufwand, weil einzelne Schritte zwar fachlich klar sind, aber im Tagesgeschäft immer wieder manuell angestoßen, kontrolliert oder korrigiert werden müssen.
Entscheidend ist dabei aber nicht einfach nur, einen einzelnen Arbeitsschritt zu automatisieren. Für Stadtwerke, Netzbetreiber und Energieversorger wird Prozessautomatisierung vor allem dann wertvoll, wenn Abläufe dauerhaft stabil funktionieren, überwacht werden können und auch bei Änderungen im Markt oder in den Systemen operativ beherrschbar bleiben.
Dialogautomatisierung setzt dort an, wo Stadtwerke, Netzbetreiber und Energieversorger immer wieder ähnliche Anfragen beantworten oder Informationen kommunizieren müssen.
Das betrifft zum Beispiel Kundenanfragen, E-Mails, Standardauskünfte, Servicefälle oder Rückfragen zwischen Fachbereichen.
Statt jede Anfrage manuell zu lesen, einzuordnen und einzeln zu beantworten, können wiederkehrende Dialoge vorbereitet, strukturiert oder teilweise automatisiert bearbeitet werden. So lassen sich Anfragen schneller zuordnen, passende Informationen bereitstellen und Mitarbeitende bei Standardfällen entlasten.
Dialogautomatisierung bedeutet jedoch nicht, jede Kommunikation vollständig an eine KI abzugeben. In der Energiewirtschaft geht es darum, einfache und wiederkehrende Anfragen effizienter zu bearbeiten, während komplexe Fälle weiterhin an die richtigen Mitarbeitenden übergeben werden.
Wir analysieren die Prozesse und Dialoge in Deinem Unternehmen, erkennen geeignete Automatisierungspotenziale und priorisieren die Use Cases mit dem größten Nutzen.
RPA (Robotic Process Automation) war lange der klassische Einstiegspunkt für EVUs in die Automation. Doch heute reicht es nicht mehr aus, Automatisierung nur über einzelne Roboter zu denken. Dafür sind Prozesse, Systeme, Datenflüsse und Kommunikationsanforderungen in Stadtwerken, bei Netzbetreibern und Energieversorgern inzwischen zu komplex geworden.
Moderne Automatisierung baut deshalb häufig auf RPA auf, geht aber deutlich weiter. Sie muss Prozesse analysieren, Informationen verstehen, Kommunikation einordnen, Abläufe koordinieren und Entscheidungen nachvollziehbar unterstützen können.
Bevor Prozesse automatisiert werden, muss zunächst verstanden werden, wie sie im Tagesgeschäft tatsächlich ablaufen.
Process Mining hilft dabei, reale Prozessabläufe sichtbar zu machen. Es zeigt, wo Vorgänge hängen bleiben, unnötige Schleifen entstehen, Bearbeitungen zu lange dauern oder Prozesse von den eigentlich definierten Abläufen abweichen.
Gerade in EVUs ist das wichtig, weil viele Prozesse und Kommunikationswege über mehrere Systeme, Fachbereiche und Zuständigkeiten hinweg laufen. Wenn dokumentierte Soll-Prozesse und tatsächliche operative Realität voneinander abweichen, wird Process Mining zur Grundlage dafür, Automatisierung gezielt und sinnvoll einzusetzen.
iPA steht für Intelligent Process Automation. Gemeint ist eine Form der Automatisierung, bei der regelbasierte Abläufe, KI, Workflows und einfache Entscheidungslogiken miteinander verbunden werden.
Für Unternehmen in der Energiewirtschaft wird iPA vor allem dort relevant, wo Informationen nicht nur verarbeitet, sondern zunächst erkannt, eingeordnet oder weitergeleitet werden müssen (etwa in der Schriftbearbeitung, im Kundenservice oder bei operativen Fachprozessen).
Dabei kann KI beispielsweise relevante Informationen aus Dokumenten, E-Mails oder Anfragen erkennen und vorbereiten, während die eigentliche Prozessbearbeitung automatisiert angestoßen, geprüft und weitergeführt wird. Wo notwendig, können Fachbereiche zusätzlich gezielt in die Bearbeitung eingebunden werden.
Dadurch wird Automation nicht nur ausführender, sondern deutlich intelligenter und flexibler nutzbar.
Klassische Automatisierung funktioniert besonders gut, solange Prozesse klar definiert und vorhersehbar sind. In vielen EVUs sieht die operative Realität allerdings anders aus. Vorgänge hängen von Rückfragen, Systemständen, Fristen, Ausnahmen oder unterschiedlichen Folgewegen ab.
Statt nur einzelne Arbeitsschritte auszuführen, können agentische Systeme Informationen zusammenführen, Prozesse situationsabhängig weiterführen und passende nächste Schritte vorbereiten.
Dadurch wird Automatisierung besonders dort flexibler nutzbar, wo Prozesse nicht vollständig linear ablaufen, sondern operative Entscheidungen, Priorisierung oder Aussteuerung notwendig werden.
Gerade in Energieversorgungsunternehmen verarbeiten Automatisierungslösungen häufig sensible Kundeninformationen, Vertragsdaten, Zählerdaten, E-Mails, Serviceanfragen oder interne Prozessdaten aus Bereichen wie Kundenservice, Abrechnung, Marktkommunikation oder Netzbetrieb.
Sobald Systeme Informationen erkennen, Anfragen einordnen, Vorgänge vorbereiten oder Prozesse selbstständig anstoßen, muss deshalb klar sein, welche Daten verarbeitet werden, wo sie verarbeitet werden und wer die Kontrolle behält.
Trotzdem wird genau dieser Punkt oft unterschätzt. Viele Anbieter sprechen vor allem über Geschwindigkeit, Effizienz und technische Möglichkeiten. Ob eine Lösung im energiewirtschaftlichen Kontext wirklich DSGVO-konform, nachvollziehbar und perspektivisch auch mit Blick auf den EU AI Act sauber betrieben werden kann, bleibt dabei häufig ungeklärt.
Seit Jahren unterstützen wir Stadtwerke, Netzbetreiber und Energieversorger bei der Einführung und dem Betrieb von Automatisierungslösungen. Dabei berücksichtigen wir Datenschutz, Governance und regulatorische Anforderungen bereits bei der Konzeption und Umsetzung.
Je stärker KI in operative Prozesse eingebunden wird, desto größer wird das Risiko, dass Entscheidungen, Datenverarbeitung und automatisierte Abläufe für Fachbereiche irgendwann nicht mehr vollständig nachvollziehbar sind. Genau hier setzt KI-Governance an.
KI-Governance beschreibt klare Regeln dafür, wie KI-Systeme in Automatisierungen eingesetzt, überwacht und kontrolliert werden. Sie legt fest, welche Aufgaben KI übernehmen darf, welche Daten verarbeitet werden, wann Mitarbeitende eingebunden bleiben müssen und wie Entscheidungen oder Prozessschritte nachvollziehbar bleiben.
Aus über 200 automatisierten Prozessen in der Energiewirtschaft wissen wir: Automatisierung muss für EVUs kein monatelanges, schwer steuerbares IT-Projekt sein. Entscheidend ist, dass Analyse, Umsetzung und Betrieb sauber zusammenspielen und dass Stadtwerke, Netzbetreiber und Energieversorger nicht alles selbst aufbauen, betreiben und überwachen müssen.
Diese Fragen sollten geklärt werden, bevor mit der Automation begonnen wird. Unsere Business Analysten helfen dabei, Automatisierungspotenziale im Tagesgeschäft sichtbar zu machen, Prozesse fachlich einzuordnen und geeignete Abläufe zu priorisieren.
So entsteht keine Automatisierung nach Bauchgefühl, sondern eine klare Grundlage für Priorisierung, Kostenbewertung und Umsetzung.
Wenn ein Prozess geeignet ist, wird die Automatisierung entwickelt, getestet, abgenommen und in den Live-Betrieb gebracht. Genau hier entsteht intern oft der größte Aufwand.
EVUs müssten technische Infrastruktur bereitstellen, Entwicklungsressourcen aufbauen, Qualitätssicherung organisieren, Tests durchführen, Freigaben koordinieren und den Go-live absichern.
Mit unserer Unterstützung lässt sich dieser Aufwand deutlich reduzieren. DMS übernimmt Entwicklung, Testing, technische Bereitstellung, Lizenzen, Abnahme, Go-live und Hypercare. Dadurch müssen weder die notwendige Infrastruktur noch eigenes Automatisierungs-Know-how vollständig intern aufgebaut werden.
So kann Automatisierung strukturiert umgesetzt werden, ohne daraus ein zusätzliches internes Großprojekt zu machen.
In der Energiewirtschaft ändern sich Prozesse, Systeme und Daten regelmäßig. Deshalb reicht es nicht, eine Automatisierung einmal einzuführen und danach sich selbst zu überlassen.
Genau hier unterstützen wir im laufenden Betrieb: Wir überwachen Automatisierungen, erkennen Störungen, übernehmen Incident Management und passen Abläufe bei System- oder Datenänderungen an.
So bleibt Automation nicht nur produktiv, sondern dauerhaft stabil.
Nicht jeder Vorgang kann und sollte vollständig automatisiert werden. In der Praxis sind hybride Modelle oft weitaus sinnvoller. Standardfälle laufen automatisiert, während Ausnahmen, Sonderfälle oder sensible Vorgänge gezielt ausgesteuert werden.
Auch hier können wir unterstützen. Nicht nur technisch, sondern bei Bedarf auch operativ. Wir helfen dabei, Aussteuerungen zu bearbeiten, Sonderfälle sauber weiterzuführen und Fachbereiche genau dort zu entlasten, wo Automatisierung allein nicht ausreicht.
Mit DMS Automation as a Service übernehmen wir Analyse, Entwicklung, Testing, Betrieb und Monitoring.
Wir sind der Überzeugung, dass nicht jeder Prozess automatisiert werden sollte. Prozesse, die selten vorkommen, fachlich noch nicht sauber geklärt sind oder stark von Einzelfallentscheidungen abhängen, eignen sich oft nicht direkt für eine vollständige Automatisierung.
Genau deshalb beginnt erfolgreiche Automatisierung in der Praxis mit einer strukturierten Analyse der bestehenden Prozesse. Sie zeigt, welche Abläufe standardisiert genug sind, wo Ausnahmen auftreten und wo Automatisierung wirklich entlastet. Gute Automatisierung bedeutet nicht, möglichst viel zu automatisieren, sondern die richtigen Prozesse im richtigen Umfang zu automatisieren.
Aus unserer Praxiserfahrung zeigt sich: Die größte Herausforderung liegt häufig nicht in der Technologie, sondern darin, geeignete Prozesse zu identifizieren, Automatisierungen sauber in bestehende Abläufe zu integrieren und diese langfristig stabil zu betreiben.
Genau dabei unterstützen wir seit über 7 Jahren Stadtwerke, Netzbetreiber und Energieversorger. Unser Leistungsumfang reicht von der Analyse geeigneter Automatisierungspotenziale über die technische Umsetzung bis hin zum laufenden Betrieb, Monitoring und der Aussteuerungsbearbeitung automatisierter Prozesse.
Wir analysieren Prozesse und Dialoge, bewerten geeignete Automatisierungspotenziale und priorisieren die Use Cases mit dem größten Mehrwert.
Danach übernehmen wir die Umsetzung, das Monitoring und den stabilen Betrieb – als Service aus einer Hand.
Ja, Automatisierung kann sich auch für kleinere Stadtwerke lohnen, wenn wiederkehrende Prozesse regelmäßig Zeit binden oder Fachbereiche entlastet werden müssen.
Entscheidend ist nicht die Unternehmensgröße, sondern ob es Aufgaben gibt, die häufig auftreten, ähnlich ablaufen oder viele manuelle Bearbeitungsschritte verursachen.
Gerade mit unserer Lösung Automation as a Service muss dafür nicht jede technische Kompetenz intern aufgebaut werden, sondern Automatisierung kann als externer Service umgesetzt, betrieben und überwacht werden.
Dadurch wird Automatisierung auch für kleinere Stadtwerke interessant, die operative Entlastung brauchen, aber keine eigenen Automatisierungsteams oder zusätzliche technische Infrastruktur aufbauen möchten.
Die Kosten für Automatisierung hängen unter anderem von der Komplexität des Prozesses, den beteiligten Systemen sowie dem erwarteten Prozessvolumen ab. Auch Faktoren wie Laufzeit, Monitoring, Betrieb und Aussteuerungsbearbeitung fließen in die Bewertung ein.
Da sich Aufwand und Nutzen je nach Anwendungsfall deutlich unterscheiden können, beginnt sinnvolle Automatisierung deshalb mit einer Potenzialanalyse und einer Bewertung der zu erwartenden Entlastung.
Sinnvoll automatisieren lassen sich vor allem wiederkehrende, regelbasierte oder volumenstarke Prozesse und Dialoge. Dazu gehören zum Beispiel Marktkommunikation, Lieferantenwechsel, Abrechnung, Prüf- und Freigabeprozesse, E-Mail-Bearbeitung, Kundenanfragen oder Standardfälle im Kundenservice.
Besonders geeignet sind Prozesse, bei denen Mitarbeitende regelmäßig prüfen, übertragen, weiterleiten, beantworten oder weiterverfolgen müssen.
ERP-Updates können bestehende Automatisierungen beeinflussen, weil sich Masken, Schnittstellen, Datenstrukturen oder Prozesslogiken verändern können. Deshalb sollten Automationen nicht nur eingeführt, sondern auch im Betrieb überwacht und bei Änderungen angepasst werden.
DSGVO und EU AI Act spielen eine wichtige Rolle, sobald Automatisierungslösungen personenbezogene Daten, Kundendaten oder KI-gestützte Entscheidungen betreffen. Das ist in der Energiewirtschaft häufig der Fall.
Im energiewirtschaftlichen Kontext müssen deshalb Datenverarbeitung, Zugriff, Kontrolle und Nachvollziehbarkeit sauber geregelt sein. Automatisierung darf nicht nur technisch funktionieren, sondern muss auch datenschutzkonform, sicher und regulatorisch sauber betrieben werden.
Wir berücksichtigen diese Anforderungen bereits bei der Konzeption und Umsetzung unserer Automatisierungslösungen, damit Prozesse nicht nur technisch funktionieren, sondern auch langfristig sicher und regulatorisch sauber betrieben werden können.
Automation ist dann sicher, wenn Prozesse kontrolliert umgesetzt, Daten geschützt, Zuständigkeiten klar geregelt und automatisierte Abläufe laufend überwacht werden.
Besonders bei KI-gestützter Automatisierung braucht es klare Governance, menschliche Kontrollpunkte und nachvollziehbare Entscheidungen. Sicherheit entsteht also nicht allein durch Technologie, sondern durch saubere Umsetzung, Monitoring und klare Verantwortlichkeiten.
Wir analysieren Deine Prozesse und Dialoge, identifizieren Automatisierungspotenziale und setzen passende Automationen direkt für Dich um.
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